Các quy định số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn không phải ai cũng biết!
Ngày nay, số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị tại Việt Nam, do sự xuất hiện của doanh nghiệp ngày càng mọc lên như nấm. Tuy nhiên, đứng trước nhu cầu đang gia tăng không ngừng, nhiều người vẫn chưa có câu giải đáp:“Vậy, số hóa tài liệu lưu trữ cho từng ngành ra sao?”, và “quy định về số hóa” như thế nào. Bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề số hóa tài liệu trong môi trường doanh nghiệp nói riêng, và trong cuộc sống chuyển đổi số nói chung.
Vấn đề số hóa tài liệu
Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập nhờ việc số hóa đầy đủ, chính xác từ nội dung của tài liệu.
Thực tế hiện nay, việc số hóa tài liệu đang được diễn ra ở mức đại trà, chưa tiến hành đúng quy trình, tiêu chuẩn và trọng tâm, dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa được khai thác triệt để, gặp nhiều sự cố, sai sót. Và vấn đề cần giải quyết chính là đưa ra “quy định số hóa tài liệu” để khắc phục sự cố, nhằm nâng cao hiệu quả số hóa.
Quy định số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn
Theo hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam, nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu như:
Doanh nghiệp, tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử để chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:
Trong quá trình hình thành tài liệu điện tử, tài liệu số hóa sẽ chuyển thành tài liệu điện tử. Đây là quá trình chuyển dữ liệu ở các dạng: viết tay, bản in giấy, hình ảnh… sang dạng dữ liệu dưới dạng phương tiện điện tử, từ những phương tiện điện tử đó gọi là số hóa dữ liệu và được chuyển thành dữ liệu số.
Một số đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa tài liệu từ tài liệu lưu trữ trên nền giấy dễ dàng nhận biết như:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên
- Ảnh màu
- Độ phân giải tối thiểu 200 dpi
- Tên file bao gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau dấu chấm.
- Tỷ lệ số hóa: 100
- Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
- Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế có dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png)
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây…)
Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:
| 1 | Số lưu trữ | ArchivesNumber | String | 50 |
| 2 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 3 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
| 4 | Tiêu đề phim/ âm thanh | Movie Title | String | 500 |
| 5 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 6 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
| 7 | Địa điểm | Record Place | String | 300 |
| 8 | Thời gian | Record Date | Date | DD/MM/YYYY |
| 9 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 10 | Thời lượng | PlayTime | String | 8 |
| 11 | Tài liệu đi kèm | DocAttached | String | 300 |
| 12 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 13 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
Quy trình số hóa tài liệu
Với mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, yêu cầu những bước số hóa tài liệu khác nhau, đảm bảo phù hợp với các cơ quan, tổ chức.
Dựa theo quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh, quá trình thực hiện số hóa tài liệu chỉ đơn giản gồm 5 bước cơ bản:
Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ và tiến hành số hóa
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu kỹ càng để tránh sự thiếu xót trong quá trình tiến hành
Bước 3: Tiến hành scan và thiết lập hệ thống ảnh, tên file
Bước 4: Sau khi quá trình số hóa kết thúc, kiểm tra lại chất lượng, chỉnh sửa lại nếu cần thiết
Bước 5: Nghiêm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ
Xem thêm thông tin chi tiết: Quy trình số hóa và những điều cần biết
