Các quy định số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn không phải ai cũng biết!

Ngày nay, số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị tại Việt Nam, do sự xuất hiện của doanh nghiệp ngày càng mọc lên như nấm. Tuy nhiên, đứng trước nhu cầu đang gia tăng không ngừng, nhiều người vẫn chưa có câu giải đáp:“Vậy, số hóa tài liệu lưu trữ cho từng ngành ra sao?”, và “quy định về số hóa” như thế nào. Bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề số hóa tài liệu trong môi trường doanh nghiệp nói riêng, và trong cuộc sống chuyển đổi số nói chung.

Quy trình số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị tại Việt Nam hiện nay

Vấn đề số hóa tài liệu

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập nhờ việc số hóa đầy đủ, chính xác từ nội dung của tài liệu.

Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện toàn bộ loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác nhau như: tài liệu, giấy, ảnh, tài liệu âm thanh….(trong đó tài liệu chủ yếu được lưu dưới dạng nền giấy). Việc số hóa, lưu trữ sẽ giúp bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng và hiệu quả đem lại cao.

Thực tế hiện nay, việc số hóa tài liệu đang được diễn ra ở mức đại trà, chưa tiến hành đúng quy trình, tiêu chuẩn và trọng tâm, dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa được khai thác triệt để, gặp nhiều sự cố, sai sót. Và vấn đề cần giải quyết chính là đưa ra “quy định số hóa tài liệu” để khắc phục sự cố, nhằm nâng cao hiệu quả số hóa.

Quy định số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn

Theo hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam, nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu như:

Doanh nghiệp, tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử để chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:

+ Bản ghi chép lại dữ liệu khởi tạo đầu nguồn
+ Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống

Trong quá trình hình thành tài liệu điện tử, tài liệu số hóa sẽ chuyển thành tài liệu điện tử. Đây là quá trình chuyển dữ liệu ở các dạng: viết tay, bản in giấy, hình ảnh… sang dạng dữ liệu dưới dạng phương tiện điện tử, từ những phương tiện điện tử đó gọi là số hóa dữ liệu và được chuyển thành dữ liệu số.

Một số đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa tài liệu từ tài liệu lưu trữ trên nền giấy dễ dàng nhận biết như:

  1. Định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên
  2. Ảnh màu
  3. Độ phân giải tối thiểu 200 dpi
  4. Tên file bao gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau dấu chấm.
  5. Tỷ lệ số hóa: 100
  • Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
  • Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
  • Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế có dấu, có định dạng Protable Network Graphics (.png)
  • Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây…)

Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:

1 Số lưu trữ ArchivesNumber String 50
2 Ký hiệu thông tin InforSign String 30
3 Tên sự kiện EventName String 500
4 Tiêu đề phim/ âm thanh Movie Title String 500
5 Ghi chú Description String 500
6 Tác giả Recorder String 300
7 Địa điểm Record Place String 300
8 Thời gian Record Date Date DD/MM/YYYY
9 Ngôn ngữ Language String 100
10 Thời lượng PlayTime String 8
11 Tài liệu đi kèm DocAttached String 300
12 Chế độ sử dụng Mode String 20
13 Chất lượng Quality String 50
14 Tình trạng vật lý Format String 50

Quy trình số hóa tài liệu

Với mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, yêu cầu những bước số hóa tài liệu khác nhau, đảm bảo phù hợp với các cơ quan, tổ chức.

Dựa theo quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh, quá trình thực hiện số hóa tài liệu chỉ đơn giản gồm 5 bước cơ bản:

Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ và tiến hành số hóa

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu kỹ càng để tránh sự thiếu xót trong quá trình tiến hành

Bước 3: Tiến hành scan và thiết lập hệ thống ảnh, tên file

Bước 4: Sau khi quá trình số hóa kết thúc, kiểm tra lại chất lượng, chỉnh sửa lại nếu cần thiết

Bước 5: Nghiêm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ

Xem thêm thông tin chi tiết: Quy trình số hóa và những điều cần biết

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của FSI về quy định số hóa tài liệu chuẩn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn và doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn về số hóa tài liệu trong công cuộc 4.0 bùng nổ như hiện nay. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững không chỉ nhờ vào nguồn nhân sự dồi dào và còn phụ thuộc vào cách theo đuổi thời cuộc kịp thời, nhanh chóng. Với 12 năm kinh nghiệm và phát triển, FSI tự hào là đơn vị sẵn sàng để khách hàng trao lòng tin trong “số hóa tài liệu”.

Bài cùng chủ đề

Kinh nghiệm “bỏ túi” khi mua máy scan số hóa tài liệu

Máy scan là thiết bị được sử dụng khá phổ biến hiện nay, đặc biệt là đối với dân văn phòng. Tuy nhiên, để tìm kiếm được một chiếc máy scan tốt, chất lượng không phải ai cũng có kinh nghiệm. Bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm “bỏ […]

Dịch vụ scan tài tiệu uy tín, chất lượng | Click ngay đừng bỏ lỡ

Bạn biết đấy, khi nhu cầu lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp càng lớn. Với nền công nghệ ngày càng tiên tiến và hiện đại như hiện nay. Thì chắc chắn rằng, tầm quan trọng của những chiếc máy scan hay máy in sẽ là những thiết bị không thể thiếu. Với những […]